Buenos días a todos,

Hace unos días  el responsable de operaciones de mi empresa, me solicito una lista con las 10 recomendaciones o mejores practicas que se debían tener en cuenta de cara a afrontar el reto de un proyecto. Como sabéis yo trabajo en una consultora, así que todas las observaciones que aporte debían estar dirigidas al tipo de negocio que tenemos.

La lista que le envié, no contiene 10, contiene las que a mi modo de ver son de las mas importantes, a saber:

• Cierre del documento de oferta/servicio lo más detalladamente posible. Este punto como ya hemos comentado en alguna ocasión es muy problemático tanto para el cliente como para el proveedor, pero debemos intentar esforzarnos por lograr más detalle, y los motivos son:
  • Cliente:
    • En este tipo de proyectos el cliente parte con ventaja debido a que es él quien conoce sus necesidades y sus activos. En definitiva cuando un cliente oferta ciertas labores a un precio y trabajo cerrado, simplemente se debe a que él mismo no es capaz de ejecutarla en esas condiciones.
    • El cliente nunca querrá ahondar en las labores, tareas, detalles necesarios puesto que este conocimiento repercutirá negativamente en la oferta obtenida del proveedor. Este detalle es tremendamente importante debido a que el cliente ya cuenta con que el proveedor va a necesitar más recursos para acabar el proyecto y normalmente la oferta no se cierra lo suficiente como para que el proveedor pueda defenderse durante el proyecto.
  • Proveedor:
    • Cuanto más se conozca del proyecto mas se pueden especificar las tareas a realizar y por lo tanto menos riesgos se asume.
    • Debemos dejar de lado el cuento chino de “luego nos darán más cosas”. El perder dinero en un proyecto para posteriormente entrar o no en un cliente es una cuestión que solo la dirección de atSistemas puede valorar. Ahora, no nos engañemos, ¿en cuántos clientes hemos oído la misma cantinela y cuántos de ellos nos han dado más cosas?. Yo personalmente pienso que los proyectos debe ser definidos para ganar dinero, proyectos de tipo Win-Win, ¿sino para que leches trabajamos?
• Inclusión de limitaciones de esfuerzo totales por perfil en el documento de oferta. Este punto yo siempre lo plasmo en las ofertas, sean o no proyectos cerrados. Para mí es como un seguro de vida, yo estimo unas labores con unos tiempos totales por perfil, en base a esas labores la empresa da un precio. Si durante la ejecución del proyecto, las labores cambian, punto bastante habitual, siempre puedo defender el estado del proyecto en base a los tiempos ya consumidos y los tiempos indicados en la oferta.
• Firmeza con el cliente. El cliente no siempre tiene razón. En ciertas ocasiones efectivamente tiene razón y hay que asumir ciertas cosas, pero en otros muchos casos/circunstancias no la tiene y hay que hacérselo ver y defender el proyecto.
• La planificación asociada al proyecto dirige el mismo. Muchas veces parece que se nos olvida, pero el documento de oferta es vinculante no solo en el sentido proveedor-cliente, sino igualmente al contrario. Cuando un cliente acepta una oferta está aceptando todos los elementos que en ella existen, la planificación entre otros. Si durante la ejecución del proyecto la planificación cambia, tan culpable es el cliente como el proveedor, de hecho es mas culpable el cliente, que o bien no especifico de forma correcta o bien no reviso y analizo correctamente la planificación propuesta o bien de forma expresa prefirió omitir los detalles (1.1.1).
• Conocer al equipo que forma parte del proyecto. Hablo del perfil de Jefe de Proyecto (JP). En los proyectos que llevo considero algo realmente importante establecer vínculos con la gente que trabaja conmigo. Estos vínculos permiten una comunicación fluida entre todas las partes equipo-yo-cliente, lo que se traduce en una mejor gestión diaria del proyecto.
• Selección de perfiles realmente cualificados para las labores identificadas. Sé que es complicado, pero hay que intentar asignar a la gente a los proyectos por conocimiento como parámetro fundamental.
• JP no puede perder la visión técnica del proyecto. Desde mi punto de vista un JP que pierde la visión técnica del proyecto, pierde toda capacidad de tomar decisiones puesto que termina desconociendo la historia del propio proyecto, lo que a mi modo de ver repercute muy negativamente en las labores que yo considero propias de un Jefe de Proyecto.
• Necesidad de definir si el concepto proyecto cerrado se refiere a proyecto cerrado en recursos o en alcance. Parece una chorrada, pero lo que habitualmente sucede es que el cliente identifica el termino proyecto cerrado como cerrado en alcance y en cambio el proveedor lo identifica o así debiera como cerrado en recursos. Desde mi punto de vista esta distinción es muy importante y por supuesto es intrínseca de la oferta, por lo menos de las mías.

Bueno, pues sin mas, espero que estas pequeñas recomendaciones puedan serviros de algo a algunos.

un saludo a todos.